Belege automatisiert von Sharepoint zu Bexio laden

Eine präzise Buchführung gewährleistet Transparenz und Übersicht über den aktuellen Geschäftsgang und macht Optimierungspotentiale sichtbar.

Automatisierte Kundenbuchhaltung mit Bexio und Microsoft 365

Als Bexio-Partner nutzen wir Bexio für die Kundenbuchhaltung und automatisieren manuelle Arbeiten so weit wie möglich. Dies vereinfacht die Arbeit für uns und unsere Kunden erheblich.

Für Kunden, die die Microsoft 365 Suite als Kollaborationslösung verwenden, setzen wir Power Automate ein. Damit können Belege, die in einen bestimmten Ordner gelegt werden, automatisch an Bexio übermittelt werden. Hier zeigen wir euch, wie einfach es ist, eine Datei, die neu in einen SharePoint-Ordner gelegt wird, automatisch zu versenden. Es ist auch möglich, Dateien aus OneDrive oder E-Mail-Anhänge in einen bestimmten Ordner zu verschieben und an Bexio weiterzuleiten, wie zum Beispiel Bestellungen aus einem Online-Shop.

Power Automate ist die in Microsoft 365 integrierte Low-Code-Plattform, mit der sich Standardaufgaben automatisieren lassen, ohne dass dafür Code geschrieben werden muss.

Bexio für E-Mailempfang konfigurieren

In Bexio muss zuerst die E-Mail-Adresse für den Posteingang eingestellt werden. Diese Einstellung ist zu finden unter [Einstellungen] – [Firmenprofil].

Konfiguration in Power Automate

In der Weboberfläche von Microsoft 365 lassen sich die vorhandenen Apps über das Punktemenü auswählen. Unter Power Automate können alle Konfigurationen vorgenommen werden, einschliesslich der Anpassung des Landes, falls es noch nicht festgelegt wurde. Anschliessend in Power Automate in der linken Navigation zu [Erstellen] navigieren und [Automatisierter Cloud-Fluss] auswählen.

Da in diesem Beispiel Dateien verwendet werden, die in einen SharePoint-Ordner gelegt werden, ist die Option [When a file is created in a folder] (SharePoint) auszuwählen und dann auf [Erstellen] zu klicken.

Sharepoint Quell Ordner auswählen

Im ersten Schritt muss der Quellordner in SharePoint ausgewählt werden. Dazu zunächst die entsprechende [Site Address] wählen, dann den [Library Name], der standardmässig auf [Dokumente] gesetzt ist, und schliesslich den [Folder], der sich standardmässig unter [Freigegebene Dokumente] befindet, in dem die Dateien abgelegt werden. Hinweis: Mit diesem „Trigger“ auf neue Dateien funktioniert dieser Workflow nur für Dateien, die zukünftig in diesen Ordner gelegt werden, nicht für bereits vorhandene Dateien.

Aktion konfigurieren

Als nächsten Schritt die Aktion konfigurieren, die ausgeführt werden soll.

In diesem Fall ist das das Senden einer E-Mail mit Office 365 Outlook.

E-Mail-Empfänger konfigurieren

Nun die E-Mail-Adresse des Empfängers [bexio E-Mail-Adresse] eingeben.

Beim Betreff und Inhalt der E-Mail kann beispielsweise die Art des Beleges (Kreditoren) angegeben werden. Dies wird in Bexio jedoch nicht angezeigt. In den erweiterten Optionen als Anhangnamen die Option [Dateiname] auswählen und beim Anhanginhalt die Option [Dateiinhalt] auswählen.

Anschliessend [Speichern].

Nun den Workflow testen, indem ein neuer Beleg in den entsprechenden Ordner gelegt wird.

Nächste Schritte

So einfach ist eine sehr effektive Automatisierung einer alltäglichen Aufgabe, die ansonsten mehrere manuelle Schritte erfordern würde. Durch die Automatisierung werden Fehlerquellen minimiert und die Effizienz gesteigert, da alle Belege automatisch in Bexio vorhanden sind und von dort aus weiterverarbeitet werden können.

Gibt es Aufgaben in Ihrer Buchhaltung, die Sie gerne automatisieren würden, aber nicht wissen wie?

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um die Möglichkeiten zu besprechen und diese gemeinsam mit Ihnen umzusetzen. Zögern Sie nicht, uns anzusprechen.

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